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Cos'è il formato PDF/A

Il PDF/A è una particolare variante del tradizionale formato PDF. Esso viene utilizzato in particolare per quei file che dovranno essere conservati a lungo nel tempo come, per esempio, i documenti destinati alla Pubblica Amministrazione.

Infatti sono sempre più gli enti pubblici (Tribunale, Camera di Commercio, Agenzia delle Entrate, ecc.)  che richiedono da parte degli Utenti documenti in PDF/A, poichè i documenti salvati con questo particolare formato possono essere letti anche a distanza di tempo senza subire mutamenti.

Leggendo un PDF tradizionale dopo diversi anni, potremmo trovarci di fronte ad un documento diverso dall’originale nella struttura e/o nella formattazione, perché con il passare degli anni, per esempio, alcuni font di caratteri utilizzati potrebbero non esistere più, quindi il programma di lettura sostituirebbe quei font di caratteri con altri font simili.

Il PDF/A, che è un formato standard internazionale ISO19005, ingloba all’interno del file PDF altri dati come, per esempio, tutti i font utilizzati nel documento.

Da qui nasce l'esigenza talvolta di dover convertire un file PDF in PDF/A. Esistono diversi metodi online per effettuare questa conversione, però trattandosi spesso di documenti con dati sensibili, sarebbe opportuno effettuare la conversione in sede senza affidare i nostri dati nelle mani di sconosciuti.  Per convertire in sede un PDF in PDF/A potremmo utilizzare Open Office con un apposito plug in o programmi a pagamento come Adobe Professional e Microsoft Office, però esiste una valida alternativa, PDFCreator, un software Open Source gratuito, che una volta installato, in pochi clic e rapidamente converte un documento PDF in PDF/A.

Per installare PDFCreator segui il passaggio per l'installazione nel Tutorial Trasformare file in PDF con PDFCreator e poi riprendi da qui.

 

Come trasformare un file PDF in PDF/A

Facciamo insieme un esempio di conversione

1° metodo

Avvia PDFCreator

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Clicca HOME nel menu, poi clicca Scegli un File da convertire e seleziona il file PDF che vuoi trasformare in PDF/A, puoi anche trascinare direttamente con il mouse il file da convertire.

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Per continuare clicca QUI

2° metodo

Apri con Adobe Reader il file PDF che desideri convertire in PDF/A.  Nell’esempio utilizzo un file PDF chiamato Note Installazione

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Aperto il documento, clicca File e dal menu seleziona Stampa

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Clicca per aprire l'elenco delle stampanti e seleziona PDFCreator, poi clicca OK

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A questo punto si attiverà il modulo di conversione.

Assegna un nome al file PDF/A che stai creando e seleziona la cartella di destinazione. Potresti assegnare lo stesso nome come nell'esempio, però non è consigliabile, perchè se dovesse accadere qualche inghippo durante la conversione rischieresti di perdere anche il file originale. Seleziona il profilo PDF/A (conservazione a lungo termine) e alla fine clicca Salva

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Nel caso tu abbia usato per il file PDF/A lo stesso nome del file PDF, confermane la sostituzione cliccando su Si per sostituirlo.

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Dopo qualche istante apparirà la finestra di riepilogo dei dati dell’avvenuta conversione, clicca OK

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Il tuo file PDF/A è ora pronto per essere archiviato o spedito.

 

Note sulla conversione

Iniziando la conversione con il 2° metodo, in alcuni casi può fallire segnalando un errore, perciò è consigliabile iniziare la conversione seguendo il 1° metodo.

Sia i file PDF che i file PDF/A hanno la stessa estensione .pdf, pertanto dal nome non si evince se il documento è PDF o PDF/A, per saperlo segui il Tutorial Riconoscere file PDF/A

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